子どもたちのスポーツ系の習い事で寄付金を集めることになった保護者の皆様
寄付金集めってホントに大変ですよね・・・
親族から職場関係、そして顔見知り、集めることのできる可能性のある人達に片っ端から声をかけてお金を集める
申し訳ない気持ち、声を掛けずらい微妙な間柄へのアタック、私もホントに毎回大変です！
私も長男が小学生の時の全国バレーボール大会、中学の時の県選抜大会、その後も長男の高校インターハイ、長女が全国バレーボール大会への出場等・・・
何度も寄付金を集めていますｗ
大変な仕事ですが寄付金を集めないと自腹で払わないといけないなど金銭的に厳しい
そこで今回は寄付金集めに欠かせない芳名録の作り方をご紹介します！
一番最後には実際の芳名録作成の為の見本(テンプレート)を紹介していますので有効利用してください！
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寄付金集めの芳名録は何のために必要なのか？
寄付金集めの為の芳名録(帳)はおもに以下の目的の為に作成しておくべきです。
芳名録作成の目的
１、寄付を集める目的の提示(趣意書)
２、大会出場チーム、メンバーの紹介
３、寄付を頂いた方の氏名、金額の記録
４、お礼状、領収書の希望の確認と送付先の記録
以上のことを一冊の芳名録に記録していただきます。
一つずつ説明していきましょう。
寄付金集めの為の芳名録の目的
１、寄付金を集める目的の提示(趣意書)
この度、寄付金をいただく目的を趣意書という形で最初に提示しましょう。
どういう経緯を経て、どんな大会に出場するのか？が分かるように作成します。
以下は私のバレーボールチームが過去に作成した芳名録の１ページ目に記載している文章です。
時下、皆様にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
趣意書テンプレートから引用
この度県大会で優勝し、〇月に行われる第〇回全国○○○○大会に出場することとなりました。
これもひとえに、子供達のたゆまぬ努力の成果であるとともに、皆様方の温かいご指導ご支援の賜物と関係者一同心から感謝いたしております。
そこで今回の出場に際し、子供達が日々の練習の成果を十分に発揮して活躍することを期待し、保護者会としましても物心両面より応援することといたしました。
つきましては趣旨にご賛同頂きまして、ご協力ご支援をよろしくお願い申し上げます。
２、大会出場メンバー
大会に出場するメンバーの紹介があると、寄付をいただく前に見ていただけます。
ポジションや身長、体重など競技の種類によって重要となるプロフィールもサラッと書いてあるよ良いと思います。
それを見ることで寄付をいただく際に共感して同意していただきやすくなります。
また、より“頑張ってほしい”という気持ちを持ってもらえると思います。
部員名簿
2023年6月現在
監督 ○○○○
コーチ ○○○○
マネージャー ○○○○１ ○○○○ オープンスパイカー ６年 160㎝
芳名録とチーム紹介から引用
２ ○○○○ センター ６年 165㎝ etc.
こんな感じで作成していきます。
私のチームはバレーボールチームなのでポジションや身長が書いてあると寄付もらう際の話題としても盛り上がります！
全体的に小さいチームですがとにかく拾うチームなんです！！
とか、
うちの子だけバカでかいんですｗｗ
とか、話が盛り上がると寄付をもらうこちらとしても気持ちが和むので楽ですｗ
３、寄付を頂いた方の氏名、金額の記録
これが芳名録のメインとなる部分です。
寄付を頂いた方の氏名、金額を書いていただきます。
会社や団体から頂いた場合は社名、団体名を書いてもらいます
４、お礼状、領収書の希望の確認と送付先の記録
大会が終わった後にはお礼状と大会結果の報告を兼ねた葉書を送るのが通例となっています。
しかし、全員に送ると非常にコストがかかるので希望者のみに送付できるように礼状希望欄を設けておきましょう。
直接報告できる方には
『直接報告させていただきますので・・・』
と言えば失礼もなく礼状送付のコストを省けますｗ
また、個人事業主の方の中には領収書をくださいと言われる方も多いです。
私の場合は寄付を頂いた方全員に簡単な領収書をお渡しましたが、後日渡す場合には領収書が必要かどうかのチェック欄を設けるのも良いでしょう。
住所はお礼状発送の際に必要ですが、礼状を希望されない場合には書いていただかなくても構わないと思います。
寄付金集めの為の芳名録テンプレート
それでは寄付金集めの際に活用できる芳名録をご紹介します！
こちらで素人が作成したものですので、誤字脱字があるかもしれませんｗ
しっかりチェックして自己責任でお使いくださいね！
芳名録表紙
芳名録趣意書とチーム紹介
署名欄
使用ソフトによっては多少レイアウトが崩れたりするかもしれませんが、
修正してご使用ください！